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Comment gérer ses courriels?

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Comment faire face à l'afflux de courriers électroniques ? Trier ses messages et éviter d'être submergé n'est pas simple mais des solutions existent.

franceinfo

Radio France

Publié le 17/06/2013 05:19 Mis à jour le 08/05/2014 02:10

Temps de lecture : 2min

Lire et trier nos courriers électroniques nous prendrait environ 2h par
jour et représenterait 600 heures de travail par an. Trier, répondre, supprimer,
vider...

Si
le courrier électronique est une formidable invention c'est aussi
une surcharge d'information qui
devient source de stress.

Heureusement, il existe des

trucs.

D'abord, certains services de messagerie, comme Gmail ou Outlook, sont plutôt intelligents
aujourd'hui. Ils filtrent
automatiquement les courriers indésirables, les spams. A l'inverse, Outlook
de Microsoft par exemple, garantit l'authenticité de
certains expéditeurs. Gmail de Google détecte
automatiquement les messages importants, c'est-à-dire ceux
de vos correspondant habituels, et les affiche à part. Vous pouvez marquer manuellement un message comme important et le système
enregistre vos choix pour l'avenir.

Tous les systèmes de messageries permettent aussi de créer des dossiers

et des étiquettes qui sont des moyens bien pratiques pour ranger les messages.

On peut programmer des règles de
filtrage pour que certains courriels récurrents aillent se ranger tous seuls
dans des dossiers dès leur arrivée.
Malheureusement, il faudra encore y répondre...

Le
problème, c'est qu'un e-mail sur 10 seulement est utile. Bon
nombre sont des publicités ou même des sollicitations sans intérêt de contacts pourtant connus. Sans oublier, bien sûr, les collègues qui envoient des messages fleuve
à des dizaines de
personnes avec le sentiment du devoir accompli.

Face à cela, des entreprises, comme Intel ou Deloitte, ont tenté un moment le zéro email un jour par semaine. Mais
l'expérience n'a pas été concluante. D'autres, comme
Atos,tentent de mettre en
place des modes de
communicationalternatifs tels
que les réseaux sociaux qui réduiraient de 25% le poids des échanges à traiter.

Sinon, il reste la solution extrême préconisée par
certains :vider sa
boite de temps en temps en supprimant tous les messages à la fois sans même les avoir lus en se disant que
si quelqu'un doit vraiment vous joindre, il vous écrira à nouveau.

C'est radical, un peu exagéré, mais ça peut
calmer.